最近ミスが多いが原因が分からない。このままではまたミスをしてしまいそうで怖い、と悩んではいないでしょうか？
元々ミスが多いならば話は変わってきますが、最近になってミスが多いという状況には必ず原因があり、解決する事は可能です。
最近仕事の環境が大きく変わっていないでしょうか？変わったのならば原因は必ずそこに隠れています。
大きな変化はなくとも、自分でも気づかないうちに仕事のやり方が変わっているのかもしれません。
大前提として、仕事量が増えすぎてミスが多くなっているのならば、完全にそれは許容量を超えてしまっています。
すぐに上司に相談して、状況を改善してもらわなければなりません。
仕事量が増えたなどはっきりとした理由がないのならば、今回の記事はきっと役に立つはずです。
もちろん細かい原因に分けていくと、様々な原因があるかとは思いますが、今回の対処法では、どんな状況でも対処できる根本的な内容ですので、きっとあなたの状況でも役立ってくれます。
あまり長く引っ張っても読み疲れてしまいますので、まず先に結論から申し上げると、最近になってミスが増えるという状況には、「慣れ」というものが大きく関わってきます。
仕事の慣れは、効率的に仕事を進めていくには役立ちますが、時にミスを引き起こしてしまう厄介な物でもあります。
そしてこの慣れによるミスというものは、経験年数が何年であろうと変わるものでありません。
どんなに経験がある人でも陥りやすい問題ですので、是非これから紹介する改善ポイントを参考にして頂きたいと思います。
まずは、客観的な目線で慣れが原因となるミスの増加というものを感じて頂きたいので、慣れによってミスを引き起こした実際の体験談をご覧いただきます。
慣れとミスの強い関係が分かりやすい内容になっていますので、是非体験談もじっくりとご覧ください。
体験談の後には、最近になってミスが増えた状況での詳しい原因や改善ポイントを、より詳しくまとめていきますので、是非最後まで読んで頂き今後の社会人人生に役立ててください。
※今回の記事で紹介するのは、急にミスが多くなった状況での対策です。
日頃からミスが多く悩んでいる方は、仕事でミスばかりの状況を改善する12の対策の記事を参考にしてください。
ミスが多くなった状況を改善した体験談
経理事務をしており、ミスが許されない仕事だったので、いつも気を張って仕事をしているつもりでした。
入社して1年が経って仕事も覚えてきていたし、先輩に聞かなくても自分で対応ができるようになっている時期でもありました。
しかし、そう思っていた矢先に、支払いを二重にしてしまったミスが発覚し、さらにその後支払い漏れもあり、また、計上ミスもしてしまいました。
支払いを二重にしてしまったミスは、客先にも迷惑をかけて返金してもらわないといけないですし、支払い漏れも客先からの連絡をもらって気づいたものでした。
こういうことがないように慎重に作業をしていたつもりでした。
1か月の内に3回もミスしてしまったことは初めてでしたし、いつも通りの仕事をしていたつもりだったので、なんでこんなにミスをしてしまったのかと、自分を責めました。
また、上司からもどうしたの？と聞かれるくらい、これだけミスをすると目立ってしまいますし、心配もされました。
ミスは自分でフォローをしましたが、こんな簡単なミスをしたことに、家に帰ってからも、とても悩みました。
「この仕事が合ってないのではないか」、「他の人にも迷惑をかけてしまった」と夜も考えてしまって精神的にも落ち込みました。
ミスが多くなった原因を考える
原因は何なのか一人で考えましたが、仕事を始めて1年が経って、自分の中で「これで大丈夫だろう」、と確認作業が適当になっていたのではないかと思います。
これまでは、先輩が二重に確認してくれていて、一人立ちしてからもミスがないように何度も何度も確認していました。
しかし、ミスが続いた時は、たまたま決算の処理が重なっていて、支払い処理などの確認作業が不十分だったのだと思います。
また、働き方改革で残業しないで帰ろうという雰囲気の中、なかなか残業がしづらく、これは明日やろうと思っていた作業を、翌日には忘れてしまうということもありました。
これでは、本末転倒でした。
原因に気づいたきっかけは、先輩から「もう一回順序を追って一緒にやってみる？」と声をかけてもらったことです。
日々、違う仕事にも追われて、雑になっていた仕事も、「こうやったらもっと早く仕事が終わるし、この部分の確認は省かない方がいいよ」とアドバイスをもらいました。
なぁなぁになっていたつもりはありませんが、きっと慣れている仕事は後回しにして、注意散漫になっていたのだと思います。
先輩のアドバイスのおかげで、「通常業務もしっかりとやらないといけない」と改めて気づかせてもらうことができました。
ミスを減らすために行った対処法
具体的には、毎月確認していた作業を第三者にもう一度確認してもらうようにし、支払いのまとめた表を作って、きちんと支払いが済んでいるかを確認するようにしました。
あとは、計上ミスがないように、紙で保管していた書類をデータ化したり、PC内で確認できるようにしました。
1年経っても、これまで教えてもらった仕事はミスをしないように、常に慎重にならないといけないですし、いつも気を張って仕事をするようにしています。
また、残業時間に関しても、忙しい時期にはどうしても発生してしまう旨を課長に伝えました。
残業をすることは悪いことではないですし、事前に相談してくれれば問題ないとの回答も貰えたので、月末月初は、みんなが帰っても残業申請をして、翌日に仕事を持ち越さず、最後まで仕事をしていくことにしました。
残業した分、手が空いている時期には、休暇をもらったりしてリフレッシュできるので、逆にこれまでよりも仕事がはかどるようになりました。
しっかりと責任を持って仕事をする、データ化などをして確認をしやすくする、忙しい時と手が空いている時の仕事を考えて、メリハリのある仕事をするように心がけただけで、ミスを減らすことができるようになりました。
最近ミスが多いという状況で見直すべきポイント
体験談の内容は入社１年という状況でしたが、冒頭でも申し上げた通りこのミスに関しては経験年数は関係ありません。
最近になってミスが多いという状況に悩んでいる人のほとんどは、今回紹介する「慣れ」が関わってきますので、是非注意して頂きたいポイントになります。
これ以降は、最近になってミスが増えた原因や見直すべきポイントについて、より詳しくまとめていきたいと思います。
ミスが増える原因
「最近になってミスが増えた」という状況では、何かしらはっきりとした原因がある場合が多くなります。
ますは最近になってミスが増えてしまった、その原因をしっかりと把握していく事が重要になります。
無意識の確認不足
体験談の様に知らず知らずのうちに確認が不足していた、という状況は割と多くなっています。
これこそが「慣れ」によるデメリットで、人は仕事に慣れてしまうと、根拠なく「大丈夫だろう」と考えてしまうようになります。
自信が無く不安な時には、もちろん誰しもが確認を徹底してミスを防いでいると思います。
しかしミスが無い状況が続くと、自信では無く過信が生まれてしまい、徹底した確認が行えなくなってしまいます。
これは忙しい時などに意識的に省いてしまう事もありますし、無意識のうちに確認作業が緩くなってしまう場合もあります。
仕事に慣れてくるほど、過信や油断も生まれやすくなり、それがミスの原因となってしまいます。
最初の頃は徹底していた決まり事を、ミスなく仕事が進められるうちにいつの間にか行わなくなっていたという経験はないでしょうか？
ミスは忘れた頃にやってきますので、そういった決まり事を疎かにしてしまうと、ミスを呼び起こしやすい状況になってしまいます。
時には仕事のやり方を根本から見直すことも必要
体験談の中でも、先輩から仕事のやり方を見直していくことを提案されていますが、ミスが多い場合に仕事のやり方を見直していくことは非常に重要なことになります。
ミスを起こさないために省いてはいけない確認作業や、効率化の方法を第3者と一緒に見直していくことで、自分のやり方の問題点を見つけることができます。
これは非常に大きな意味があり、ある程度経験がある場合などは特に、仕事のやり方が固まっているため、問題点に気づきにくくなります。
しかし第三者の目を取り入れることで、客観的な視点で仕事のやり方を見つめなおすことができるため、ミスが起きやすい原因などを見つけられるようになります。
仕事に慣れて自分のやり方が固まってくると、どうしても見逃してしまう点や、確認が足りない部分などが出てきますので、定期的にやり方を見直していくことが重要です。
ミスを無くすための対処法
このようにこれまでになかったミスというものは、慣れによる油断が大きな原因となっています。
通常仕事に慣れてくるという事は進歩だと捉えるべき事です。
しかし、ただミスが無い仕事に慣れてしまうだけでは、ミスが起きやすい状況が生まれるだけになってしまいます。
慣れを進歩とし、さらに仕事の質を上げていくためには、効率の仕方をしっかりと考えていく必要があります。
仕事を効率化する事で、仕事のスピードが上がり、ミスを減らしていく事が可能です。
しかし体験談の様に、確認作業を省いてしまうような効率化は、何の意味もありません。
仕事に慣れて、仕事のスピードを上げていくためには、確認作業の手間を減らすような効率化をする事が重要です。
確認作業を無くすという事は絶対に避けなければなりませんので、できることは確認の手間を少なくすることしかありません。
確認作業を効率化する事は出来ても、確認作業は一生続けるべき重要な作業であるという認識を持っておくようにすることが重要です。
体験談の様に二重チェックによって確認の質を上げる事で効率化する、またはデータ化する事によって確認作業を効率化するなど、確認作業の労力を減らす工夫をしていくことが重要になります。
自分ひとりで何回もチェックしても、見逃すポイントも変わらず気付かない事もありますが、他人にチェックしてもらう事ですんなりミスが見つかるという事は良くあることです。
つまり確認作業の質を大きく上げることができ、それによって結果的に確認回数を減らすことが可能になり、仕事を効率的に進める事ができる様になるということです。
仕事が忙しい時、急ぎの仕事がある時など、確認作業をついつい省きたくなる気持ちになる事もありますが、どんなに単純作業でも確認は徹底しなければならない意識を忘れないようにすることが重要です。
もし仕事が忙しすぎる状況でミスが増えてしまっているならば、キチンと上司に相談して解決してもらうようにしてください。
まとめ
今回紹介した内容は、非常に基本的な内容だったかと思います。
最後まで読んで頂いて、「何だそんなことか」と感じた方もいるかもしれませんが、本当に忘れてしまいやすい重要な内容であるという事を認識しておいてください。
確認する作業は、実はミスしたものを何度もやり直す時間に比べれば、非常に短い作業になります。
しかし、忙しい時などはその少ない時間を惜しんでしまい、結果的にやり直しという大きな時間を費やさなければならない事になってしまいます。
確認する時間がもったいないと感じた時ほど、やり直しをする無駄な時間のことを考えるようにし、どちらが手間を少なくできるのか冷静に考えるようにしてください。
そして効率的に確認作業が行える仕組みを考えていくようにすれば、ミスは大幅に減っていき、結果的に労力も作業時間も減らしていく事ができます。
ミスを減らすための効率化ということを念頭に置いて、より質の高い作業が行えるよう心掛けていくようにして下さい。
